Rozdrobnienie to chaos. I straty
Za pozyskiwanie nowych zamówień odpowiada dział handlowy. Za produkcję oczywiście dział produkcji. Za politykę personalną dział kadr. Za „pilnowanie” dostaw – magazyn. Za finanse – księgowość. Taka struktura działania jest w firmie bardzo ryzykowna – wystarczą problemy z obiegiem informacji (a że się pojawią to rzecz niemal pewna) i pojawiają się komplikacje w całej firmie. Dodatkowo menedżerowie w takiej sytuacji prawie nigdy nie są w pełni zorientowani w bieżącym stanie firmy, a samo zbieranie danych (handlowych, produkcyjnych, sprzedażowych) jest czasochłonne i dość trudne.
Rozwiązanie? Kompleksowe podejście do wszelkich informacji w firmie – w każdej komórce przedsiębiorstwa, na każdym etapie działania. Dostęp do odpowiednich informacji pozwoli zaś na podejmowanie optymalnych z punktu widzenia firmy decyzji. Da ogląd zarówno na całościową sytuację przedsiębiorstwa, jak i przegląd funkcjonowania poszczególnych działów.
Systemy ERP: informacja i porządek
Droga do efektywności jest tylko jedna: uporządkowanie firmy w każdym aspekcie jej działania. Środkiem ku temu jest sformalizowanie wszystkich procesów zachodzących w firmie, ich wzajemnych powiązań oraz określenie zasad i kierunków przepływu informacji. Narzędziem zaś są systemy ERP, czyli systemy komputerowe służące do planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Bieżąca kontrola i planowanie
Dostęp do bieżących, a zatem najbardziej aktualnych danych o stanie przedsiębiorstwa, jest kluczem do planowania przyszłych działań (na przykład związanych z planowaniem realizacji zamówień). Dane o stanach magazynowych, wykonywanych zamówieniach, stanie ich realizacji, płatnościach, poziomie zatrudnienia i wykorzystania siły roboczej to tylko podstawowe z danych pozwalających na krótko- i średnioterminowe planowanie. Dane te zbierają (i umożliwiają ich analizę) właśnie systemy ERP, umożliwiając optymalne (pod względem kosztowym) planowanie zasobów przedsiębiorstwa, a poprzez to również zwiększenie szans na rozwój firmy.