Aus dem Homeoffice zum Ziel
Die Corona-Pandemie hat die Welt fest im Griff: Das soziale Leben sowie die Wirtschaft funktionieren nur eingeschränkt und zahlreiche Arbeitnehmer sind ins Homeoffice verbannt. Erfreulicherweise steht uns heutzutage Technik zur Verfügung, die es Unternehmen ermöglicht, optimal mit ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiter sich zu Hause im Homeoffice, im Büro befinden oder unterwegs sind. Mit der richtigen Anwendung von Collaboration Tools kooperieren Mitarbeiter so gut, als würden sie zusammen in einem Büro sitzen.
Erfolgreiches Teamwork ist die Basis für eine wirkungsvolle Umsetzung von Vorhaben und Projekten eines Unternehmens. Moderne Online-Lösungen aus der Cloud bieten sowohl kleineren als auch größeren Teams praktische Tools, um die Produktivität zu steigern und Kooperationspotenziale auszuschöpfen.
Was sind Collaboration Tools?
Collaboration Tools sind Werkzeuge, die oft Teams zur dezentralen computergestützten Zusammenarbeit einsetzen, die nicht zur selben Zeit oder am gleichen Ort arbeiten. Allerdings haben sie eine gemeinsame Aufgabe oder arbeiten am selben Projekt. Diese Werkzeuge dienen zur Kommunikation und Interaktion zwischen allen Beteiligten – im privaten wie im beruflichen Umfeld.
Was sind die Vorteile von Collaboration Tools?
Der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens sagt einiges entscheidendes über dessen Innovationskraft aus. Insbesondere in projektbezogenen Themen nimmt der schnelle und einfache Austausch an Informationen eine immer wichtigere Rolle ein. Und da kommen moderne Collaboration Tools ins Spiel.
Sie bietet zahlreiche Vorteile: SaaS(Software as a Service)-Dienste sind in der Anschaffung günstiger als On-Premise-Programme. Verschiedene Preismodelle garantieren, dass Unternehmen lediglich nur für die Funktionen bezahlen, die sie tatsächlich nutzen.
Ein wesentlicher Vorteil von Collaboration Tools ist die Flexibilität, die Mitarbeiter durch sie erhalten. Tages- und/oder Nachtzeit ist bei der Zusammenarbeit ebenso unwichtig wie die Entfernung des Mitarbeiters zum Büro. Alle können auf das System zugreifen und den Projektfortschritt dokumentieren.
Collaboration Tools sorgen für Übersicht: Informationen und Änderungen können die Projektbeteiligten auf einer Oberfläche sehen, somit verschwindet Wichtiges nicht in einem Wust von E-Mails. Dass sämtliche Informationen für alle übersichtlich und strukturiert verfügbar sind, ist ein essentieller Faktor für effizientes Arbeiten.
Studien zufolge sorgt der Einsatz dieser Werkzeuge für eine wesentliche Steigerung der Produktivität. Besonders für interdisziplinäre Teams ist das hohe Maß an Wissenstransfer vorteilhaft. Missverständnisse wegen ungleicher Wissensstände werden minimiert, Entscheidungen kann das Team valider und daher schneller treffen.
Zeitersparnis ist ein wichtiger Aspekt. Die Suche nach Dokumenten jeglicher Art nimmt viel Zeit in Anspruch. Gute Collaboration Tools sparen Zeit und gestalten die Kommunikation insgesamt effizienter.
Messen und Steuern
Aktuelle Collaboration Tools verfügen über eine Vielzahl an Werkzeugen, mit denen man die Interaktion zwischen den Projektbeteiligten, den Fortschritt sowie den Zeitaufwand für die jeweiligen Aufgaben messen kann. Mittels einer Zeiterfassung und Gantt-Diagrammen können Projektleiter oder andere Mitglieder eines Teams rasch einen Einblick bekommen, wie lange eine Aufgabe schon bearbeitet wurde. Das ist besonders für die Einteilung von Ressourcen oder angesichts wichtiger Deadlines von Belang.