Czym jest proces rekrutacji i jakie są jego cele?
Zanim wyjaśnimy, jakie są poszczególne etapy rekrutacji, warto choć pokrótce wspomnieć, czym w zasadzie jest proces rekrutacji. Otóż mówiąc najprościej możemy przyjąć, że rekrutacja polega po prostu na zgromadzeniu odpowiedniej liczby potencjalnych kandydatów na dane stanowisko pracy, a następnie na wyselekcjonowaniu i wyłonieniu idealnych pracowników. Wszystkie te działania odbywają się przy pomocy wielu różnych technik i metod. Nieciężko więc zauważyć, że proces rekrutacji jest wieloetapowy i czasochłonny, jednak podjęcie tak wielu kroków umożliwia dokładne sprawdzenie kwalifikacji osób starających się o zatrudnienie.
W tym punkcie warto jeszcze dodać, że procesy rekrutacyjne na poszczególne stanowiska mogą się znacznie od siebie różnić. Istnieją bowiem profesje, które wymagają większej ilości spotkań z kandydatami bądź przeprowadzenia dodatkowych testów potwierdzających umiejętności twarde (np. znajomość SQL, Microsoft Excel, Adobe Photoshop) bądź znajomość języków obcych.
Dopowiemy jeszcze, że rekrutacja pracowników dla firm może być prowadzona przez:
- właściciela/prezesa firmy (zdarza się to rzadko, najczęściej w bardzo małych firmach),
- pracowników działu HR,
- managerów poszczególnych działów, do których rekrutowani są pracownicy,
- zewnętrzną agencję rekrutacyjną.
Bardzo często spotykamy się również z sytuacją, w której część etapów prowadzą profesjonalni rekruterzy, a kolejne etapy (jak np. druga rozmowa rekrutacyjna) rekruterzy wraz z Hiring Managerami.
Rekrutacja krok po kroku – jakie są pierwsze etapy procesu rekrutacji?
Jak pokrótce wspomnieliśmy o rozpoczęciu rekrutacji możemy mówić już w momencie zgłoszenia zapotrzebowania na nowego pracownika. Tym samym, jako pierwszy etap procesu rekrutacji przyjmujemy analizę potrzeb kadrowych firmy. Aby dobrze określić kogo szukamy, należy dokładnie zweryfikować sytuację przedsiębiorstwa. W tym celu zazwyczaj pracownik działu HR spotyka się z Hiring Managerem i wspólnie ustalają sylwetkę idealnego kandydata. Określają, jakie obowiązki będzie pełnić nowa osoba, a tym samym, jakim doświadczeniem zawodowym i kompetencjami powinna się wykazywać.
Dopiero na tej podstawie można przygotować ofertę pracy – co jest kolejnym etapem rekrutacji. Ogłoszenie o pracę powinno zawierać krótki opis firmy i dokładny opis stanowiska, a także oczekiwania wobec potencjalnych kandydatów i korzyści, jakie pracodawca chce zaoferować nowemu pracownikowi. Warto również dodać, że często umieszczenie oferty na dedykowanych portalach może być niewystarczające. Szukanie pracowników na wyższe stanowiska managerskie bądź ekspertów w wąskich dziedzinach może wiązać się również z koniecznością zastosowania dodatkowych metod rekrutacji, np. direct lub executive search. Dobrze sformułowana sylwetka idealnego kandydata pozwoli rekruterowi na wybranie odpowiednich źródeł pozyskiwania aplikacji.
Następnym etapem rekrutacji jest kontakt (zazwyczaj telefoniczny) z wybranymi kandydatami. Co istotne, często już podczas tej rozmowy następuje pierwsza weryfikacja potencjalnych pracowników. Rekruter może zadać kilka pytań doprecyzowujących doświadczenie zawodowe, kompetencje lub motywację do zmiany pracy. Na tym etapie wybrani kandydaci otrzymują zaproszenie się na rozmowę kwalifikacyjną.
Kolejne etapy rekrutacji – spotkania z kandydatami i zadania weryfikujące.
Przechodzimy do punktu kulminacyjnego – to właśnie na tym etapie odbywają się rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami. Aktualnie wywiady rekrutacyjne mogą być prowadzone off-line (np. w siedzibie firmy) jak i on-line (za pośrednictwem dedykowanych komunikatorów).
Na rozmowach kwalifikacyjnych rekruter bądź rekruter wraz z Hiring Managerem zadają kandydatom kilka pytań, po to, by potencjalni pracownicy mogli nieco szerzej wypowiedzieć się o swoim doświadczeniu, umiejętnościach, motywacji i planach zawodowych. To także idealny moment na zweryfikowanie, czy poszczególne osoby pasują do kultury pracy i zespołu. Oczywiście na każdym spotkaniu jest także miejsce na to, by sam kandydat zadał kilka pytań pracodawcy.
Co istotne, rozmowy rekrutacyjne mogą być uzupełnione o przeprowadzenie testów kompetencji i/lub testów językowych. Często to najprostsza, a zarazem najbardziej sprawiedliwa forma potwierdzenia deklarowanych przez kandydatów umiejętności.
W przypadku stanowisk managerskich bądź wysoce specjalistycznych możemy wyróżnić dodatkowy etap rekrutacji, jakim jest Assessment Center. To spotkanie, na które zaprasza się kilku, wybranych kandydatów, by ci wykonali kilka zadań indywidualnych i grupowych. Następnie kandydaci są oceniani przez wykwalifikowanych asesorów i na tej podstawie dokonuje się ostatecznego wyboru pracownika.
Końcowe etapy rekrutacji – feedback i złożenie oferty
Po wybraniu pracownika, któremu zdecydujemy się zaproponować zatrudnienie, konieczne jest udzielenie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom. Rekruter powinien poinformować wybranego kandydata o pozytywnym przebiegu rekrutacji, jednocześnie nie zapominając, że pozostałe osoby biorące udział w procesie muszą otrzymać feedback. Im szerzej opowiemy o tym, dlaczego wybrana została inna osoba, tym lepiej. W dobrym tonie jest także krótka wzmianka na temat mocnych i słabych stron danej osoby.
Oczywiście w tym samym czasie następuje także złożenie oferty pracy wybranemu kandydatowi. Warto nadmienić, że w tym miejscu rekruter wraz z Hiring Managerem muszą być przygotowani na ewentualne negocjacje warunków zatrudnienia z nowym pracownikiem. Niemniej, po ustaleniu wszystkich szczegółów następuje podpisanie umowy z kandydatem.
Na sam koniec dodamy jeszcze, że jako ostatni etap rekrutacji często wymienia się onboarding, który ma miejsce już po podpisaniu umowy z pracownikiem. Onboarding to nic innego niż wprowadzenie nowego członka zespołu w jego obowiązki, zadbanie o integrację z zespołem i dokładne zapoznanie z wartościami i celami organizacji.