Biuro wirtualne to usługa świadczona dla przedsiębiorców, na podstawie której mogą skorzystać z fizycznych adresów korespondencyjnych, by móc swoją firmę zarejestrować i prowadzić zarządzać korespondencją. Może się to wydaje mało atrakcyjne, ale każdy kto zakładał firmę wie, że do jej rejestracji potrzebny jest adres jej siedziby. Nie każdy chce rejestrować zakładane przedsiębiorstwo w domu. Oddzielenie pracy od domu dla celów zachowania prywatności jest zachowaniem normalnym. Ponadto jeśli się mieszka gdzieś na wsi, a działalność chce się prowadzić na przykład w Toruniu lub w centrum Warszawy, wówczas do pomocy przychodzi usługa biura wirtualnego. Dzięki tej usłudze można zarejestrować swoją działalność w dowolnym miejscu w kraju lub poza jego granicami. Umożliwia to prowadzenie działalności na zasadach rządzących w miejscu rejestracji. Siedziby biur wirtualnych znajdują się zazwyczaj w najlepszych miejscach w wielkich miastach. Są to adresy bardzo atrakcyjne dla przedsiębiorców i wynajęcie tam oraz prowadzenie fizycznego biura dla firmy kosztuje krocie. Nie każdą firmę stać na taki luksus. Jak już wspomniano nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje do swojej działalności powierzchni biurowych. Ale każdy właściciel chciałby, by jego firma jako adres działalności mogła wskazać ten najbardziej prestiżowy.
Generalnie usługa biura wirtualnego obejmuje możliwość skorzystania z adresu jako miejsca rejestracji przedsiębiorstwa, a także skorzystania z tego adresu jako miejsca kierowania firmowej korespondencji. Jednak jak pokazuje praktyka, wiele agencji i przedsiębiorstw oferujących możliwość wynajęcia biura wirtualnego oferuje również dodatkowe usługi, dzięki którym przedsiębiorca nie musi się o nic martwić. Dobrym przykładem tego jest toruńska agencja Pollyart https://goodspot.pollyart.pl, która oferuje możliwość skorzystania z biura wirtualnego położonego w przepięknej zabytkowej kamienicy położonej w centrum Torunia. Agencja jest właścicielem pomieszczeń w których prowadzona jest usługa biura wirtualnego. Dzięki temu usługa jest jak najbardziej legalna z punktu widzenia Urzędu Skarbowego, a ponadto usługobiorca nie musi się martwić, że w związku z utratą praw do korzystania z biura, umowa usługi zostanie mu nagle wypowiedziana. Pollyart dla swoich klientów wprowadza trzy rodzaje abonamentu, które obejmują różne opcje, do wyboru przez przedsiębiorców. Podstawowa opcja – to możliwość skorzystania z adresu do celów rejestracji i przyjmowanie oraz przechowywanie napływającej korespondencji firmowej. Tą korespondencję można odebrać w godzinach działania biura tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00. Większe możliwości ma przedsiębiorca, który korzysta z wyższych abonamentów. Tu pracownicy biura mogą powiadamiać o nadchodzącej korespondencji, wysyłać ją drogą mailową lub też raz w miesiącu tradycyjnie na wskazany adres. Ponadto dla firmy można prowadzić książkę korespondencji. Jednak to nie wszystkie możliwości jakie ma przedsiębiorca, który się zdecydował na wynajęcie biura wirtualnego od agencji Pollyart. Przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z doskonale wyposażonego pomieszczenia, w którym może spotkać się ze swoim klientem, czy też przeprowadzić szkolenie, telekonferencję itp. Ponadto agencja Pollyart dla każdego klienta zakłada wizytówkę Google, dzięki której poprawia się widoczność przedsiębiorstwa w przeglądarkach Google oraz Google+. Poprawa widoczności w przeglądarkach jest podstawą do zbudowania zaufania pośród klientów oraz otwiera możliwość późniejszego działania zmierzającego do odpowiedniego pozycjonowania firmy w wynikach wyszukiwania w sieci.
