Miejscem, jakie powinno zwrócić naszą uwagę są profesjonalnie wyposażone sale konferencyjne, które posiadają odpowiedni układ mebli, a także zaplecze pozwalające na przeprowadzenie szkolenia czy prezentacji. Jednym z takich miejsc w Warszawie jest BuisinessRoom Centrum Szkoleniowe. Więcej na jego temat można przeczytać na stronie internetowej http://www.businessroomwarszawa.pl/, na której znajdują się szczegóły dotyczące oferty i kosztu wynajmu sali konferencyjnej.
Wybierając miejsce na organizację konferencji należy zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii:
- cenę – wiele firm oferujących wynajem sal konferencyjnych proponuje ciekawe promocje cenowe, szczególnie jeśli korzysta się z ich usług częściej, niekiedy można wybrać opcję abonamentową;
- lokalizacja – lokalizacja takiego miejsca powinna być w miarę dogodna zarówno dla osób, które mieszkają w danym mieście, jak i tych, które będą przyjeżdżały spoza miasta właściwego dla siedziby firmy;
- odpowiednie wyposażenie sal konferencyjnych – chodzi tutaj zarówno o stosowne meble, jak i sprzęt RTV oraz dodatkowe wyposażenie, takie jak projektory, mikrofon, rzutnik, ekran, tablica itp. każde stanowisko powinno być wyposażone w niewielki stolik i krzesło, które zapewnią wygodę w czasie wielogodzinnego wykładu. Dodatkowym atutem jest możliwość dowolnego ustawienia mebli w sali. Pozwoli to wykorzystać ją zarówno do konferencji, szkolenia, spotkania biznesowego oraz negocjacji z kontrahentami;
- catering – wybierając obiekt tego typu, warto zwrócić uwagę, czy zapewnia on catering i co jest dostępne w jego ramach – czy np. tylko napoje i zimny bufet, czy też można wykupić obiady dla uczestników konferencji. Warto też zapytać, czy firma uwzględnia potrzeby osób będących na określonej diecie np. bezglutenowej, czy wegetariańskiej.