Złapani w sieć…
Internet stał się jednym z najważniejszych narzędzi pracy. Jednak nieodłącznym elementem dnia pracy stała się też pewna dawka rozrywki. Jak wynika z badania przeprowadzonego w 2013 r. przez firmę Sedlak&Sedlak przy współpracy z portalem Interia.pl aż 69% respondentów korzysta z internetu w celach prywatnych. W takim wypadku korzystanie przez pracowników z sieci w celach prywatnych staje się dla wielu firm coraz ważniejszym zagadnieniem. Niemniej jednak trudno jednoznacznie ocenić, czy korzystanie z sieci w celach niezwiązanych z wykonywaną pracą jest zjawiskiem negatywnym czy też nie. Psychologowie podkreślają bowiem pozytywne konsekwencje i wskazują na potrzebę tak zwanej konstruktywnej rekreacji. Dlatego czy warto tak od razu ganić pracownika? Odpowiedź na to pytanie powinien zadać sobie każdy pracodawca z osobna. W poznaniu odpowiedzi może pomóc mu przeanalizowanie czynności, na których tak naprawdę pracownikom upływa czas.
Polacy w godzinach pracy chętnie korzystają z prywatnych skrzynek pocztowych, portali społecznościowych, komunikatorów internetowych, przeglądają strony www oraz fora, robią zakupy online, grają w gry online, oglądają filmy video. To oczywiste, że każdemu potrzebna jest chwila wytchnienia, ważne jednak, by zachować w tym umiar – tłumaczy Beata Kwiatkowska, Dyrektor Zarządzająca w firmie Axence, oferującej oprogramowanie nVision do monitorowania aktywności użytkowników pracujących na komputerach.
Prawdopodobnie do tej pory nie przeprowadzono w Polsce oficjalnych badań pokazujących przyczyny marnowania czasu, za który płaci pracodawca. Przeprowadzili je Amerykanie, którzy odkryli, że 33% pracowników marnuje czas, ponieważ ma zbyt mało pracy, 23,4% uważa, że ich pensja nie jest adekwatna, a niespełna 15% jest po prostu rozpraszana przez kolegów.
Raz, dwa, trzy – szef patrzy
Metod ograniczania swobody poruszania się w sieci jest coraz więcej, począwszy od programów antywirusowych blokujących konkretne frazy, przez filtry, działające prawie jak kontrola rodzicielska przez blokowanie określonych stron w wewnętrznej sieci, kończąc na oprogramowaniu do monitorowania ruchu na komputerach.
Jak podaje American Management Association już w roku 2001 ponad 78% przedsiębiorstw podjęło kroki mające na celu zmonitorowanie sposobu, w jaki podwładni korzystają z internetu w godzinach pracy. Odnotowano wtedy ponad dwukrotny wzrost zainteresowania monitoringiem w porównaniu do stanu sprzed 4 lat. Na podstawie takiej analizy pracy ponad jedna piąta pracodawców zwolniła swych pracowników za nadużycia.
W Polsce liczba firm, która stosuje oprogramowanie do monitorowania nie jest dokładnie znana. Można oceniać, że spośród 100 topowych firm w naszym kraju tego typu rozwiązania wdrożyło ok. 50%.
Coraz większy odsetek firm na poważnie rozważa wdrożenie oprogramowania pozwalającego monitorować wydajność pracowników. Jednym z aspektów przemawiających za instalacją tego rozwiązania jest kwestia optymalizacji kosztów pracy. Duże znaczenie ma także bezpieczeństwo, ponieważ programy są w stanie wyłapać wszelkiego rodzaju włamania, próby instalacji nielegalnego oprogramowania, zainfekowanego sprzętu czy też bezprawnego kopiowania poufnych danych – mówi Beata Kwiatkowska.
Szpieg w komputerze
Instalowanie programów monitorujących budzi wiele strachu u pracowników. Przede wszystkim obawy dotyczą kwestii całkowitego ograniczenia prywatności i przechwycenia osobistych danych. Zanim jednak pracownik zacznie się niepokoić, powinien poznać „wroga”.
Podstawą działania programów monitorujących, takich jak np. Axence nVision, są tak zwane Agenty zbierające m.in. dane o aktywności użytkowników pracujących na komputerach. Zainstalowanie Agenta umożliwia nie tylko monitorowanie, ale również uzyskanie zdalnego dostępu, przydatne podczas rozwiązywania problemów. W przypadku uzyskania dostępu do pulpitu użytkownika, administrator może poinformować go o monitorowaniu za pomocą stosownego komunikatu.
Warto wspomnieć, że Agent nie zbiera danych wprowadzanych np. w formularzach, zatem pracownicy mogą być spokojni o to, że newralgiczne dane, takie jak np. hasła nie zostaną przechwycone przez kierownictwo firmy. Konfiguracja programów umożliwia także tymczasowe wyłączenie monitorowania użytkownika przez Administratora bez konieczności odinstalowania Agenta, do czasu ponownego uruchomienia komputera.
Za pomocą oprogramowania monitorującego pracodawca może uzyskać dane, takie jak: faktyczny czas aktywności (pracy), statystyki użytkowania aplikacji, statystyki odwiedzanych stron, użycie łącza, zrzuty ekranowe, listę wydrukowanych dokumentów, listę odebranych i wysłanych wiadomości e-mail oraz zasoby sprzętu i oprogramowania instalowanego na komputerze.
Warto w tym miejscu podkreślić, iż głównym celem tego typu oprogramowania jest poprawienie zarządzania wydajnością pracy. Pracownicy nie marnują przecież czasu złośliwie, często nie potrafią rozplanować swoich zadań bądź też nie zostały one jasno określone.
A co na to prawo?
Instalowanie na komputerach pracowników oprogramowania monitorującego wciąż budzi wiele kontrowersji. Czasem ciężko jest pogodzić się ludziom z faktem, iż jest się śledzonym w każdej minucie i można być rozliczonym z każdego, nawet najdrobniejszego ruchu. Pracownicy szukają różnych sposobów, by na takie „szpiegowanie” się nie zgodzić, łącznie z poszukiwaniem prawnych zapisów, które mogłyby im umożliwić uchylenie się od woli szefa. Należy jednak pamiętać, że służbowy komputer jest własnością pracodawcy i powinien być używany tylko w celu wykonywania obowiązków służbowych. Wobec tego pracodawca ma prawo monitorować działania pracownika, ale tylko po uprzednim poinformowaniu go o tym w sposób przyjęty w danym przedsiębiorstwie np. w postaci regulaminu. Brak powiadomienia pracownika o tym fakcie może naruszać jego dobra osobiste.
Pomimo, że pracodawca zgodnie z treścią art. 11 (1) kodeksu pracy jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika to jednocześnie zgodnie z treścią art. 94 pkt 2 kp pracodawca jest zobowiązany organizować pracę w taki sposób, aby zapewniała ona pełne wykorzystanie czasu pracy, czemu z całą pewnością nie będzie służyć załatwianie prywatnych spraw na komputerze służbowym w czasie pracy, a monitoring komputera może być jednym z narzędzi kontrolnych pracodawcy – komentuje radca prawny Magdalena Wilczyńska, z Lex Planet.
Istotne jest, by zakres oraz metody kontroli były adekwatne do celu, jaki pracodawca chce osiągnąć. Cel ten musi też być racjonalny do wytłumaczenia. Zatem pracodawca może podejmować jedynie takie środki, które mają powodować zwiększenie efektywności swoich podwładnych, a nie ich szykanowanie.
W obecnych czasach rozwój nowoczesnych technologii pozwala na kontrolowanie pracownika w sposób i na skalę dotychczas niemożliwą. Czujne oko szefa może motywować, ale równie dobrze może wypływać na obniżenie kreatywności pracowników i atmosferę w miejscu pracy. Ważne, by dostosować oprogramowanie monitorujące do specyfiki branży i osobowości konkretnych jednostek.