Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do firmy?
Ostatnie lata to w polskiej gospodarce transformacja pod kątem rozwiązań informatycznych. Firmy szukając kolejnych usprawnień i optymalizacji wdrażają coraz bardziej innowacyjne narzędzia. Tak jak kiedyś innowacją było wprowadzenie arkuszy excel do firmy czy prostych programów sprzedażowych, tak dziś dla wielu firm innowacją są aplikacje mobilne czy rozwiązania chmurowe.
Od czego zacząć wybór oprogramowania dla naszej firmy?
Początek poszukiwań najlepszych rozwiązań to przede wszystkim kwestia analizy potrzeb i procesów biznesowych. Często zakup oprogramowania wynika z jasnej i klarownej potrzeby biznesowej lub specyfiki firmy np. biura rachunkowe muszą pracować na oprogramowaniu księgowym. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę usługową prawdopodobnie wystarczający będzie prosty program do fakturowania. Rekomendujemy rozważyć rozwiązania działające online w przeglądarce. Ułatwią one dostęp do systemu z dowolnego miejsca na ziemi. Jeśli prowadzisz sprzedaż bez bardziej zaawansowanej gospodarki magazynowej być może tego typu rozwiązania również Ci wystarczą.
Co w przypadku gdy prowadzisz większą firmę?
Jeśli zatrudniasz pracowników sprawa wyboru oprogramowania staje się nieco bardziej skomplikowana i kosztowna. Ważną kwestią jest w tym przypadku to czy samodzielnie prowadzisz księgowość oraz płace i kadry pracownicze. Jeśli zlecasz to zewnętrznej firmie to na pewno będzie nieco łatwiej. Na początku zdefiniuj jasno potrzeby biznesowe czyli procesy oraz funkcjonalność, która będzie potrzebna do ich obsługi. Prowadzisz gospodarkę magazynową? Masz kilku pracowników na magazynie? Dobrze aby przyjrzeć się ich pracy oraz rozważyć możliwe usprawnienia, które będzie można wprowadzić. Często wystarczającym w tej sytuacji będzie klasyczne pudełkowe oprogramowanie klasy ERP. Można wybierać pośród wielu różnych popularnych programów. Jednym z nich jest Comarch ERP Optima, z którego korzysta już ponad 70000 różnych polskich firm. Posiada ono rozbudowane możliwości zarządzania gospodarką magazynową oraz pracą magazynierów.
Jednak w przypadku prowadzenia większego magazynu może być potrzebne rozwiązanie wyższej klasy np. WMS
Na co jeszcze zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do firmy?
Oprócz wyżej wymienionych aspektów warto jeszcze rozważyć potrzebę wdrożenia specjalistycznych narzędzi, których nie posiadają najpopularniejsze programy. Chodzi tu głównie o obsługę skomplikowanych procesów produkcyjnych i logistycznych, e-commerce, obsługi wielofirmowości oraz wielu oddziałów czy wielu magazynów. Dla przykładu wspomniany już system Comarch ERP Optima posiada możliwości obsługi wielu magazynów ale nie pozwala na obsługę procesów produkcyjnych. Dlatego tak istotne jest dokładne wniknięcie w swoje własne potrzeby oraz rozpoznanie możliwości dostępnych narzędzi. Tutaj może być przydatne przygotowanie pełnej specyfikacji oraz analizy przed wdrożeniowej. Jest to wskazane zwłaszcza przy nieco większych firmach zatrudniających ponad 50 pracowników. Wykonanie pełnej specyfikacji i analizy pozwoli firmie wdrożeniowej lepiej zrozumieć nasze potrzeby i wymagania oraz właściwie wdrożyć system.
Jakie moduły i możliwości powinno mieć oprogramowanie, które kupimy?
W ostatnich latach rozwój systemów do zarządzania przedsiębiorstwem postępował bardzo dynamicznie. W przedsiębiorstwach w wielu branżach coraz częściej wykorzystywane są narzędzia online czyli w tzw. chmurze. Jeśli nie posiadasz własnej infrastruktury sprzętowej oraz cenisz sobie dostęp do danych firmowych z dowolnego miejsca to koniecznie rozważ takie rozwiązanie. Jeśli chodzi o możliwości modułów poszczególnych programów to poniżej znajdziesz listę przykładowych:
- CRM – zarządzanie relacjami z klientami;
- DMS – zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów;
- OCR – optyczne rozpoznawanie dokumentów i zaciąganie je do systemu;
- Aplikacje mobilne – dla serwisantów, magazynierów czy przedstawicieli handlowych;
- Business Intelligence – wykonywanie przekrojowych analiz danych firmy.
- E-commerce – rozwiązania do sprzedaży online B2C lub B2B
- MES – do zarządzania procesami produkcji
Jak widzicie wybór najlepszego oprogramowania do firmy nie jest taki prosty. Wiele zależy od specyfiki i skali biznesu jaki prowadzimy. Warto jednak pochylić się nad tym wyborem. Wykonać szczegółową analizę. Poznać lepiej oferowane na rynku narzędzia poprzez prezentacje oraz wersje demonstracyjne aby w pełni świadomie wybrać właściwe narzędzia.
