System DMS
Z języka angielskiego system zarządzania dokumentami w firmie określa się mianem systemu DMS - Document Management System. Jest to narzędzie informatyczne, stworzone dla potrzeb szerszej grupy odbiorców lub indywidualnie, dla danej firmy, biorąc pod uwagę jej indywidualne wymagania. System ten pozwala na przetwarzanie różnych form i typów dokumentów, jakie powstają na gruncie prowadzenia działalności gospodarczej lub działalności innego rodzaju, np. w organizacjach Non Profit.
Przetwarzanie dokumentów dotyczy nie tylko ich archiwizowania, ale również wyszukiwania, sporządzania, modyfikacji i przyjmowania. Takie czynności mogą obejmować zarówno dokumenty wewnętrzne, dotyczące integracji działania różnych obszarów organizacji, jak i dokumentów zewnętrznych, napływających z otoczenia, do których zalicza się listy, faktury, rachunki itp.
Optymalizowanie procesu zarządzania dokumentami i ich przetwarzania, wymaga wykorzystania odpowiednich narzędzi. Jednym z nich jest profesjonalny, w pełni nowoczesny program do zarządzania dokumentami. Polcargo to przykład firmy, która zajmuje się dostarczaniem klientom takich właśnie rozwiązań.
Jakie funkcje powinien spełniać taki system?
Elektroniczny system zarządzania dokumentami w firmie powinien pozwalać na rejestrowanie dokumentów, ich porządkowanie i klasyfikowanie do poszczególnych, wcześniej zdefiniowanych grup. Program komputerowy służący do tego typu zadań musi mieć wdrożony system kontroli wersji dokumentów. Powinien właściwie archiwizować dane w sposób zapewniający ich niezmienność i bezpieczeństwo. Osoba obsługująca system zarządzania dokumentami w firmie powinna mieć możliwość monitorowania plików i folderów dokumentów, obsługi różnych formatów plików, m.in. .doc, .jpg czy .pdf, a także możliwość przenoszenia, wysyłania w obieg i usuwania zbędnych dokumentów.
Coraz częściej w przedsiębiorstwach wykorzystuje się dokumenty w wersji elektronicznej, dlatego też wdrożenie w systemie firmowym programu do zarządzania dokumentami jest krokiem we właściwą stronę.